Privacybeleid van de Telvy AI-app

Bedrijf

WOW Services B.V.

Rechtsvorm

Besloten vennootschap (B.V.), Nederland

KvK-nummer

34249792

Btw-nummer

NL815900168B01

Statutair adres

Cannenburgh 10, 1121 DZ Landsmeer, Nederland

E-mail

thijnoorbals@gmail.com

Handelsnaam

Telvy AI

De eigenaar is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in de Telvy AI-app (iris-asistente.vercel.app) worden verwerkt, volgens de AVG (EU-verordening 2016/679) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

Telvy AI is een spraakassistent-app op je telefoon, en Iris is de assistent daarin. Je praat met haar; ze kan je agenda, e-mail, contacten en bestanden lezen, voor je bellen en onthouden wat je haar vertelt.

Tijdens de vroege toegang kunnen alleen mensen die we hebben uitgenodigd inloggen. De gegevens van iedere persoon worden apart bewaard: niemand kan de herinneringen, documenten, gesprekken of telefoontjes van een ander zien.

Met je toestemming, en alleen als je erom vraagt in een gesprek:

• Google Agenda: ze leest je afspraken en kan ze toevoegen, verplaatsen, wijzigen of verwijderen, pas nadat je op Toevoegen, Wijzigen of Verwijderen tikt op een scherm dat eerst precies laat zien wat er gebeurt.
• Gmail: ze kan je e-mail doorzoeken en lezen, en een e-mail versturen waar je om vroeg. Het scherm laat eerst de hele e-mail zien (van, aan, onderwerp en tekst) en hij gaat pas weg als je op Versturen tikt. Ze wijzigt of verwijdert nooit je e-mail.
• Google Contacten: alleen lezen, om telefoonnummers te vinden.
• Google Drive: ze kan je bestanden doorzoeken en lezen als je erom vraagt (zonder ze ooit te wijzigen of te verwijderen), en bewaart de documenten die ze voor je maakt (brieven, offertes, facturen) in een map “Iris” in je Drive.

E-mail-, agenda-, contact- en Drive-gegevens worden gelezen als je erom vraagt en niet naar de database van Telvy AI gekopieerd, tenzij je Iris vraagt iets te onthouden of te bewaren, of een bijlage te lezen.

Je kunt ook een Outlook-account (Microsoft 365 van je werk of een persoonlijk Outlook.com) koppelen in het +-menu. Met je toestemming, en alleen als je erom vraagt:

• Outlook-mail: ze kan je e-mail doorzoeken en lezen, en een e-mail versturen waar je om vroeg, pas nadat je op Versturen tikt op het scherm dat de hele e-mail laat zien. Ze wijzigt of verwijdert nooit je e-mail.
• Outlook-agenda: ze leest je afspraken en kan ze toevoegen, verplaatsen, wijzigen of verwijderen, pas nadat je op het scherm tikt. Ze kan Microsoft Teams-vergaderingen maken en de mensen uitnodigen die je noemt; het scherm laat zien wie een uitnodiging krijgt voordat je tikt.
• Outlook-contacten: alleen lezen, om telefoonnummers te vinden.

Iris komt alleen bij de mailbox van wie heeft ingelogd, nooit bij die van anderen in je organisatie. Je Microsoft-inlog wordt versleuteld in de database bewaard zodat ze verbonden blijft; Ontkoppelen in het +-menu verwijdert hem.

Als je Iris naar een bijlage vraagt (een pdf, Word- of Excel-bestand, of een foto, tot 15 MB), downloadt ze dat ene bestand, leest de tekst, laat Claude het analyseren en bewaart het bestand, de tekst en de analyse bij je documenten, zodat je er later naar kunt vragen. Alleen de bijlage waar je naar vraagt wordt gelezen. Webpagina's, archieven, programma's en bestanden met macro's worden nooit geopend. Je kunt het verwijderen zoals elk ander document.

Iris belt pas iemand nadat je op Bellen tikt op het scherm. Aan het begin van elk gesprek zegt ze dat ze een AI-assistent is die namens jou belt. Ze geeft nooit ID-, bank- of kaartnummers, wachtwoorden of codes door.

Wat de persoon die ze belt zegt, wordt alleen gebruikt om je verzoek uit te voeren en jou te vertellen hoe het ging.

Iris heeft een eigen WhatsApp Business-nummer (niet je persoonlijke WhatsApp). Ze verstuurt pas een WhatsApp-bericht nadat je op Versturen tikt op het scherm dat het bericht en de ontvanger laat zien. Berichten die mensen naar dat nummer sturen worden bij je account bewaard zodat ze die kan voorlezen, en je krijgt een melding. WhatsApp-berichten lopen via Meta (WhatsApp Business Platform).

Als er een bedrijfs-CRM gekoppeld is, kan Iris er leads, deals en cijfers uit lezen als je erom vraagt, met een sleutel die alleen mag lezen. Ze kan niets in het CRM veranderen, en wat ze leest wordt niet naar haar database gekopieerd.

Als je vraagt hoe lang je ergens naartoe doet, vraagt Iris je telefoon om zijn locatie (je telefoon vraagt eerst je toestemming), afgerond op ongeveer 100 meter, en stuurt die met de bestemming naar Google Maps om de route te berekenen. Je locatie wordt niet bewaard. Als je dat liever hebt, kun je haar je thuisadres geven; dat wordt bij je account bewaard en als vertrekpunt gebruikt.

• Je account: je e-mailadres en, als je ze invult, je naam, telefoonnummer en thuisadres.
• Wat je Iris vraagt te bewaren: herinneringen, notities en taken.
• Bestanden, foto's, geplakte teksten en Claude-chats die je toevoegt, met de tekst eruit en een korte samenvatting.
• E-mailbijlagen die je haar liet lezen, met hun tekst en analyse.
• WhatsApp-berichten naar het nummer van Iris, en de berichten die ze voor je verstuurde.
• Een logboek van e-mails die ze voor je verstuurde (account, ontvangers, onderwerp en de eerste woorden), voor de daglimiet en zodat je kunt nagaan wat er is verstuurd. De e-mail zelf staat in je map Verzonden.
• Documenten die ze voor je maakt (pdf, Word, Excel).
• Telefoontjes die ze voor je pleegt: wie er gebeld is, het nummer, het doel, de details die je gaf en het resultaat.
• Je gesprekken met Iris (wat jij zei en wat zij antwoordde), zodat ze eerdere gesprekken kan onthouden. Die worden bewaard door ElevenLabs.
• Je Google-inlog, versleuteld, in een cookie op je eigen apparaat. Die wordt nooit in de database bewaard.
• Als je Outlook koppelde: je Outlook-adres en je Microsoft-inlog, versleuteld, in de database.

Om je de assistent te geven waarvoor je je hebt aangemeld: uitvoering van onze overeenkomst met jou (artikel 6.1.b AVG).

De locatie van je telefoon voor reistijden: je toestemming, waar je telefoon om vraagt (artikel 6.1.a AVG).

Telvy AI veilig houden en misbruik voorkomen, zoals de daglimieten voor gesprekken en e-mails: gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG).

Deze diensten doen het werk achter Telvy AI, elk met een verwerkersovereenkomst en elk alleen met wat nodig is voor hun deel:

• Supabase: de database en de opslag van bestanden.
• Vercel: host de app.
• ElevenLabs: de stem, het gesprek zelf, de transcripties en de telefoongesprekken.
• Anthropic (Claude): het taalmodel dat je begrijpt en antwoordt, je documenten en foto's leest, samenvattingen en documenten schrijft en voor je op internet zoekt.
• Zadarma of Twilio: verbinden de gesprekken die Iris voert met het telefoonnet.
• Google: inloggen, en je agenda, e-mail, contacten en Drive; Google Maps voor reistijden.
• Microsoft: je Outlook-mail, -agenda en -contacten, als je die koppelde.
• HubSpot: het bedrijfs-CRM, alleen lezen, als het gekoppeld is.
• Meta (WhatsApp Business Platform): WhatsApp-berichten van en naar het nummer van Iris.

Een aantal van deze bedrijven zit in de Verenigde Staten. Die doorgifte is beschermd door de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en, als de dienstverlener gecertificeerd is, het EU-VS-gegevensprivacykader.

Je gegevens worden niet verkocht, niet gebruikt voor reclame en door ons niet gebruikt om AI-modellen te trainen.

Herinneringen, notities, taken, documenten en belgegevens worden bewaard tot je ze verwijdert: vraag Iris iets te vergeten en tik op Verwijderen op het scherm. Het bestand van een export van Claude-chats wordt verwijderd zodra de chats zijn gelezen. Transcripties van gesprekken bij ElevenLabs worden bewaard volgens het bewaarbeleid van ElevenLabs.

Wil je alles laten verwijderen, mail dan naar het adres hierboven; dan verwijderen we je account en alle gegevens.

Het gebruik door Telvy AI van informatie uit Google-API's, en de doorgifte daarvan aan andere apps, volgt de Google API Services User Data Policy (het gebruikersgegevensbeleid voor Google-API-diensten), inclusief de eisen voor beperkt gebruik (Limited Use).

Uitloggen bij Telvy AI trekt ook de toegang van Iris tot je Google-account in. Je kunt de toestemming altijd bekijken of intrekken op myaccount.google.com/permissions. Voor Outlook tik je op Ontkoppelen in het +-menu; je kunt Iris ook verwijderen op myapps.microsoft.com.

Je kunt vragen om je gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen, het gebruik ervan te beperken of er bezwaar tegen te maken, ze in een overdraagbaar formaat te krijgen en je toestemming op elk moment in te trekken. Mail naar het adres hierboven; we antwoorden binnen een maand.

Vind je dat je gegevens verkeerd worden behandeld, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) of bij de toezichthouder in het land waar je woont, zoals de Spaanse AEPD (www.aepd.es).

Telvy AI is voor volwassenen (18 jaar of ouder).

Als dit beleid verandert, passen we het hier aan en wijzigen we de datum bovenaan.